Organización
- Tener en cuenta
- Priorizar
- Fechar
Tener en cuenta
Para una adecuada organización debemos por tener en cuenta, no solo las tareas, también el tiempo del que disponemos y los días que en realidad no son de utilidad (cumpleaños, eventos, días de descanso, posibles malestares: menstruación, cita con dentista, resacas, etc.)
Priorizar
No perdamos el tiempo escogiendo el orden sin pensar. Debemos optimizar nuestros esfuerzos de modo que, si hay un imprevisto, lo más urgente ya esté hecho. Esta tabla puede servir de guía:
#1: Lo más urgente e importante se hace lo primero. Lo que más nota aporte, lo indispensable para aprobar: trabajos, exposiciones, exámenes…
#2: Lo que es urgente pero no importante, se puede hacer en segundo lugar. ¿Por qué? Porque corre prisa, pero no pasa nada si no llevas hechos los deberes, pero puedes tener problemas si no entregas un trabajo.
#3 Lo que es importante pero no urgente, hay que tenerlo muy en cuenta. Debemos decidir cuando hacerlo y ocuparnos de ello cuanto antes para que no nos pille el toro. Como es importante, tiene prioridad, pero no tanto como lo urgente, ya que la deadline está más próxima. Por tanto, si es posible se hará cuanto antes, si no se decidirá cuándo ponerse a ello.
#4 Lo que no es ni importante ni urgente, sin duda debe hacerse, pero es lo más prescindible. Si te ves apurado, esto es lo que se aparta para otro día.
¡A tener en cuenta!
- Puede que dentro de lo urgente (#1 o #2) haya tareas #4, por ejemplo: dentro de una exposición, debemos tener la información, memorizar el discurso y preparar el PowerPoint. Es necesario que esto esté hecho ya que es prioridad 1, pero no tiene porqué tener efectos y estar bonito… Si hay otras cosas prioritarias nivel 1, es mejor tenerlo todo acabado, dejando los arreglos y detalles para cuando lo urgente esté acabado. Si nos dormimos en los laureles escogiendo las mejores ilustraciones, puede que no nos dé tiempo a memorizar el texto como es debido o incluso acabar la presentación.
- Dentro de lo #2, ya que no son cosas importantes, seguro que encontramos cosas que delegar. En los estudios es menos común, pero también encontramos cosas urgentes sin tanta importancia: como imprimir el trabajo, escoger la portada, comprar materiales… Podemos pedir ayuda a alguien que nos ahorre un tiempo muy valioso, pero asegúrate de que sea una persona de confianza, o que tengas el tiempo necesario para hacerlo por ti mismo si la ayuda falla.
- Ten en cuenta el tiempo necesario para cada tarea, puedes dejar para mañana unos deberes, ya que se hacen en 30 minutos, pero no puedes apurar si se trata de un trabajo entero. Para eso van los siguientes consejos.
Fechar
Es muy fácil caer en la procrastinación y postergar las tareas, pero a veces nos fijamos demasiado en la fecha y poco en el grueso de la tarea. Me explico:
- Si tengo un ejercicio de cálculo y lo suelo resolver en 20 minutos, seguro que lo puedo dejar para el día antes.
- Si tengo que entregar una redacción, que me suele llevar un par de horas, puede que lo deje para el día de antes, pero ¿Cuánto tiempo me sobraría para otras tareas urgentes? ¿quiero arriesgarme cuando tengo el tiempo ahora?
- Si tengo un trabajo de 40 folios, ¿es realmente posible dejarlo para la noche de antes? La respuesta es NO. Todos lo hemos hecho, ¿pero a qué precio?: mal acabado, menos horas de sueño, ansiedad, otras tareas sin hacer…
Antes de retrasar algo para el último día, debemos ver si es posible realmente hacerlo en tan poco tiempo. Debemos preguntarnos:
- ¿Cuánto suelo tardar?
- ¿Realmente lo puedo dejar para el día de antes?
- ¿Tengo espacio para otras tareas o imprevistos?
- ¿Cómo es de importante que esté bien hecho?
Hay distintas claves para no procrastinar, pero una importante es saber los límites hasta dónde puedes retrasar las tareas.
Para esto, una vez consultes tu agenda, puedes colocar en un calendario de vista mensual cada tarea un día antes de su fecha límite, para hacerte una idea de los días de agobio o relax. Así puedes decidir si descansar o adelantar trabajo. Incluso puedes usar un sistema de colores para destacar las fechas límite verdaderamente importantes.
También se pueden colocar a modo de lista, pero es menos visual y se tiende más a dejarlo para otro día. El calendario puede agobiar, al ver todas las tareas pendientes, pero eso es lo que buscamos, un motivo para no dejarlo para mañana y ponernos ¡manos a la obra!
Una forma útil es poner tus propias fechas límite:
- Calcula cuanto tiempo va a llevarte la tarea y sé consecuente con el tiempo del que dispones.
- Afrontar un trabajo de 40 folios se puede hacer cuesta arriba y no encontrar el tiempo para ponerte, pero si lo divides por submetas, será más sencillo y abarcable.
- Divide el trabajo en partes, el examen en temas, el estudio en páginas…
- Calcula el tiempo que te llevaría aproximadamente cada una.
- Establece fechas límite para cada apartado/grupo de tareas.
- Trata las fechas límite como si fueran reales, de hecho lo son, seguro que si las retrasas acumularás trabajo y a tu yo del futuro no le hará ninguna gracia. No te haces ningún favor sumando ansiedad, nervios, incertidumbre a tus tareas o falta de sueño. En éste artículo puedes informarte sobre las consecuencias del déficit del sueño.
- Ten en cuenta en el nuevo fechado el tiempo real del que dispones, guardando espacio para imprevistos y otras tareas. Sé realista, ten en cuenta el tiempo verdadero que te ocupa la tarea, con distracciones, etc. y ajústalo si al comenzar ves que vas más lento de lo esperado.
- Puede ser útil establecer cortafuegos: días libres de merecido descanso, que pueden convertirse en días de compensar trabajo acumulado o de adelantar tareas si surge un evento que no nos queremos perder.
- Coloca bien destacada la fecha límite y calculando el tiempo necesario, ve colocando las metas hacia atrás. Así, el día que no tengas tanta carga, puedes avanzar e ir tachando cosas de la lista.
¡El trabajo de hoy es el descanso de mañana!
Ejemplo:
Luna Cánovas Requena
Psicóloga General Sanitaria
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